With an IDF membership that is spread far and wide the normal voting methods of most organizations simply won't cut it. After much exhausting discussion about how we can continue to evolve the IDF into a federation that truly represents riders and organisers the IDF Board have come up with a few changes to the constitution we think will benefit the representative nature of the IDF.
These are changes to voting and board level representation that will give all members an easier ability to contribute to how the IDF is represented. As we have an AGM in the coming month, and as these change would significantly affect they way the AGM is run we would really like to institute these changes prior to the voting of board members and for this we need to change the constitution. To change the constitution outside of an AGM meeting requires the IDF to hold a special vote of all members. We encourage you to participate as the IDF is not owned by the board or any one person but by the entire community
The modifications to the constitution are a package deal as each change has a ramification for the next, we will be holding a vote to either approve or disapprove the changes and hope these changes will let us utilise new technology to expand the representative nature of the IDF and allow us to give all members no matter how far and wide the ability to fully participate in the processes of the IDF. The IDF is not a one man operation so we need strong systems in place to both allow for stability and continuance as well as generational change so the IDF specifically and the sport as a whole can remain at the forefront of International sporting federations.
A summary of the changes that will be voted on
Currently to vote at the AGM a member had to either be physically present or have lodge a proxy vote (another member voting on your behalf) either physically or electronically with a member present at the AGM.
- Voting at the AGM will now be done electronically for agenda items for a period of 48hrs prior to the AGM.
- All IDF members will have the ability to vote during this period no matter where they are located.
- As any member can now vote remotely for all agenda items at the AGM there will no longer be a need for proxies. The ability to vote via proxy will now be removed from the constitution.
- Voting both remotely and physically during the 48hr period will be concluded at the end of the AGM.
Currently elections for certain board members and representatives occur each year with only half the . The executive (President, Vice President, and Secretary) and IDF board members are voted in for a 2 year period. However each group is up for election each alternate year. We would like to make some changes that allow for all executive and board members to be voted in or out during the same year to give the ability for an entirely new team of board members if that is the voting desire of our members
- Elections for all 7 IDF Executive and Board Members will occur every 2 years and will be voted on the same year.
- Any members can nominate to be voted into 1 of those 7 positions.
- Members will vote for a total of 7 board positions in no particular order but can only vote for 7 people from the list of nominated members (if there are 20 people nominated you must vote for the top 7 people you prefer).
Currently elections allow for the direct voting of specific board positions. We propose that this be changed to allow for the freshly elected board members to vote within themselves via secret ballot for the executive and non-executive positions. We believe this gives the new team a greater chance of working together in a structure that will be most productive for all IDF members.
- At the completion of the election of the 7 member board the new IDF board will nominate for all executive and non-executive positions.
- Elections will be held via secret ballot by the newly elected IDF board members to insure the best candidates are picked.
The timeline
- The vote on changes to the constitution will occur from the 5th to the 7th of January 2015
- The nominated members (candidate process) will be open between the 8th and the 23rd of January 2015
- Board nominations (candidates) will be presented to IDF members on the 24th January 2015
- IDF member voting for candidates will happen from 29th 21.00 Paris time to 31st of January 21.00>
- The 2015 IDF World Cup Schedule will be announced early in January
And for all our Spanish speaking members...
Bienvenido a la Letra Menuda
Con miembros de la IDF esparcidos a lo largo y ancho del planeta, los métodos normales de votación simplemente no darán la talla. Después de un amplio debate sobre cómo continuar evolucionando a la IDF en una Federación que realmente represente a los riders y organizadores, la Junta Directiva de la IDF ha ideado algunos cambios a los estatutos que creemos beneficiarán la naturaleza representativa de la IDF. Se trata de cambios a las votaciones y a la representación a nivel de Junta Directiva, que le darán a todos los miembros una mayor facilidad para contribuir en la manera en que la IDF es representada. Como tenemos la Asamblea General Anual en el mes que viene, y estos cambios afectarían significativamente la forma en que se lleva acabo la Asamblea General Anual, quisiéramos aplicar estos cambios antes de la votación de los miembros de la Junta Directiva y para esto necesitamos cambiar los estatutos. Para cambiar los estatutos fuera de una Asamblea General Anual se requiere que la IDF tenga una votación especial de todos sus miembros. Lo instamos a participar ya que la IDF no pertenece a la Junta Directiva o a ninguna persona en particular sino a la comunidad entera.
Las modificaciones a los estatutos vienen en un paquete ya que cada cambio tiene ramificaciones para el siguiente, tendremos una votación para aprobar o rechazar los cambios y esperamos que estos cambios nos permitan utilizar nuevas tecnologías para expandir la naturaleza representativa de la IDF, y nos permitan brindar a todos los miembros, sin importar donde estén, la oportunidad de participar plenamente de la IDF. La IDF no es una acción individual, necesitamos sistemas robustos para proveer estabilidad y continuidad, tal como cambios generacionales, para que la IDF en específico, y el deporte como tal se puedan mantener a la vanguardia de federaciones deportivas internacionales.
Un resumen de los cambios que se someten a votación
Actualmente, para votar en la Asamblea General Anual un miembro tendría que estar presente o dar poder de voto (otro miembro votará en su nombre) ya sea presencialmente o electrónicamente a un miembro presente en la Asamblea General Anual.
La votación en la Asamblea General Anual ahora será realizada electrónicamente para los temas en la agenda por un periodo de 48 horas antes de la Asamblea General Anual. Todos los miembros de la IDF tendrán la posibilidad de votar durante este periodo sin importar donde estén localizados.
Como cualquier miembro ahora puede votar remotamente por todos los temas de la agenda, no habrá necesidad de poderes. La posibilidad de voto a través de poder será eliminada de los estatutos.
La votación, tanto remota como presencial, de un periodo de 48 horas concluirá al final de la Asamblea General Anual. Los resultados serán anunciados al final de la Asamblea General Anual.
Actualmente, las elecciones para ciertos miembros de la Junta Directiva y representantes ocurre cada año, los miembros ejecutivos (Presidente, Vicepresidente y Secretario), y los miembros de Junta Directiva de la IDF son elegidos por un periodo de dos años; sin embargo, cada grupo esta sujeto a elección cada año de por medio. Quisiéramos hacer unos cambios para permitir a los miembros ejecutivos y miembros de la Junta Directiva a que sean elegidos durante el mismo año para permitir que un equipo totalmente nuevo de miembros de Junta Directiva sea electo, si esa es la intención de voto de nuestros miembros.
Las elecciones para todos los 7 miembros de Junta Directiva de la IDF será cada 2 años y serán elegidos en el mismo año.
Cualquier miembro puede ser nominado para una de esas 7 posiciones.
Los miembros votarán por un total de 7 posiciones en la Junta Directiva sin ningún orden en particular, pero solo podrá votar por 7 personas de la lista de miembros nominados (si hay 20 personas nominadas, deberá votar por sus 7 preferidos).
Actualmente, las elecciones permiten votar directamente por posiciones específicas de la Junta Directiva. Proponemos que esto se cambie para permitir que la Junta Directiva recién elegida vote por ellos mismos vía una balota secreta por los posiciones ejecutivas y no ejecutivas. Creemos que esto da al nuevo equipo una mejor oportunidad de trabajar juntos en una estructura que será más productiva para todo los miembros de IDF
Una vez terminada la elección los 7 miembros de la nueva Junta Directiva, se nominarán para todas las posiciones ejecutivas y no ejecutivas.
Las elecciones se llevarán acabo vía balota secreta por la nueva Junta Directiva de la IDF para asegurar que los mejores candidatos sean escogidos.
El cronograma
La votación para los cambios en los estatutos se llevará acabo del 5 al 7 de enero de 2015.
Los miembros nominados (proceso de candidatos) estará abierto del 8 al 23 de enero de 2015.
Las nominaciones (candidatos) a la Junta Directiva serán presentados a los miembros de la IDF el 24 de enero de 2015.
Las elecciones de los candidatos a la Junta Directiva de la IDF serán del 29 de enero a las 21:00 horas de París hasta el 31 de enero a las 21:00.
El cronograma de la Copa del Mundo será anunciado en los primeros días de enero.
